Google社から提供されている各種アプリは、基本的に無料で利用できるものばかりです。
とても無料とは思えないほど、高機能で魅力的な多くの機能が用意されています。
仕事を進めるうえで、また、趣味を楽しむために、これらのアプリを活用することで、新たな発見が生まれるかもしれません。
ここでは、そんなGoogleの保有する多彩なアプリとその機能を紹介していくシリーズです。
第７回目として、今回もGメールの便利な機能を３つ紹介していきます。
重要なメールの送信方法、特定の人のメールを一発表示する方法、自動返信の方法です。
活用してもらえるとうれしいです。
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重要なメールの送信方法
第三者に知られることなく、特定の人だけに安全にメールを送信しなければならないことがまれにあります。
そんな時は、Gメールの「情報保護モード」を使ってみましょう。
このメールを受信した人は、メールの転送、コピー、印刷、ダウンロードは一切できません。
その場でメールを見ることのみが可能なので、第三者にメールの存在が分かってしまうことはありません。
また、メールを見ることのできる期間を1日から最大5年までの範囲で設定でき、それ以降は見れなくなります。
以下の画像に沿って使い方を説明していきます。
Gメールのメール作成画面を開いて、送信先、メールのタイトル、内容を記入後、画面下の「情報保護モード」のアイコンをクリック①します。
情報保護モードの設定画面に切り替わるので、メールの有効期限を設定②し、「保存」をクリックすれば、設定完了です。
メール画面の内容を再確認後、画面下の「送信」をクリックすればメールの送信が完了です。
特定からの人のメールを一発表示する方法
長らく会っていない人からのメールを受信したとき、前にメールをもらったのはいつだったか、どんな内容だったかなど、その人とのやり取りをサクッと確認したいことがあります。
画面上部の検索窓に相手の名前を入力することでもできますが、入力しなければならないため、ひと手間必要になります。
このひと手間すら惜しんで、サクッと調べたいときの方法です。結構、便利なので試してみてください。
以下の画像に沿って説明していきましょう。
Gメールの受信ボックスを表示させます。検索したい人から来たメールを右クリックします。
表示されたメニューから「＊＊＊さんからのメールを検索する」をクリック①します。
画面が切り替わり、対象の人からの全てのメールが表示②されます。
メールの自動返信
海外旅行とか、もしくは仕事の関係でプライベートのメールをチェックできない環境に一定期間とどまるようなケースがあります。
1日や2日であれば、問題ないと思いますが1週間以上に及ぶ場合には、その期間、何のレスも行わないと思わぬトラブルに発展するとも限りません。
こんな時にGメールの自動返信機能が有効に利用できます。
以下の画像を見ながら使い方を説明していきましょう。
Gメールの受信ボックスを表示させた画面で右上隅の設定⚙をクリック①して「すべての設定を表示」をクリック②します。
Gメールの詳細な設定画面に切り替わるので、その中で画面を下の方にスクロールしていきます。
「不在通知」のタイトルがあります。ここで、メールの自動返信の設定を行います。
「不在通知 ON」をクリック③し、自動返信を開始する「開始日」、終了する「終了日」を設定します。終了日にチェックを入れないとずっと自動返信が続きます。
さらに自動返信の文面「タイトル」と肝心の文面を入力します。
以上の入力が完了したら最後に「変更を保存」をクリック⑤します。
以降届いたメールに対して、自動的に返信が行われます。自動返信を中止にしたい場合には、この画面を再表示させ、「不在通知 OFF」をクリックして、「変更を保存」すればOKです。
さいごに
今回も前回に続き、Gメールの便利な機能について紹介しました。役に立ちそうな機能を見つけたら、まずは、実際に操作して、体感してみてください。
また、以下の執筆も併せてご一読いただけたらうれしいです。
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