【これは便利!】Googleの知っていると便利な機能-8

PCの便利帳(活用編)

Google社から提供されている各種アプリは、基本的に無料で利用できるものばかりです。

とても無料とは思えないほど、高機能で魅力的な多くの機能が用意されています。

仕事を進めるうえで、また、趣味を楽しむために、これらのアプリを活用することで、新たな発見が生まれるかもしれません。

ここでは、そんなGoogleの保有する多彩なアプリとその機能を紹介していくシリーズです。

第8回目として、今回もGメールの便利な機能を3つ紹介していきます。

Gメールの空き容量を増やす方法、強力な検索演算子によりメールを探すのに有効、Gメールデータのバックアップ方法です。

活用してもらえるとうれしいです。

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Gメールの空き容量を増やす方法

Gメールで使用できる容量は1ユーザ当たり15GBです。現在の使用状況は、受信ボックスを開いて、画面の一番下までスクロールしていくと確認できます。

長い間、使っていると15GBでも、結構、足りなくなってくるものです。

そんな時に、効率的に容量を増やす3種類の方法をご紹介します。

特定の送信元から送られてくるメールで、歓迎しないメールを一気に削除してしまう方法、特定の日以前の古くて、もう見ることがないであろうメールを一気に削除してしまう方法、そして3つ目はメールのサイズが大きい場合に、特定のサイズ以上のメールを抜きだして削除する方法です。

以下の画像を見ながら順番に確認していきましょう。

歓迎しないメールを一気に削除

まず、歓迎しないメールを一気に消してしまうには受信ボックスで削除したメールを1つ選んで右クリック①します。

「**さんからのメールを検索する」をクリックすると、送信元が同じすべてのメールがリストアップされます。

画面上の左隅にある□をクリックし「すべて」をクリックします。

このページ内のすべてのメールが選択されます。全ページにある同じ送信元(この例では「TED Recommends」)のメールを選択するために「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択」をクリック④します。

そしてゴミ箱アイコンををクリックすると選択したすべてのメールが削除されます。

次に特定の日付以前のメールを洗い出して削除

受信ボックスの上部の検索窓に例えば「before:2021/12/31」と入力すると、2021年12月31日より古いすべてのメールが検索されて表示されます。

先ほどと同様の方法で対象の全てのメールを選択して、ゴミ箱をクリックすることで消去できます。

メールのサイズが大きいものを選択して削除

受信ボックスで検索窓に、「larger:5M」と入力⑦します。

5Mを超えるメールが全てリストアップされるので、それらを選択して削除します。

この例では、1件のみヒットしています。

強力な検索演算子 メールを探すのに有効

Gメール内で特定のメールを検索するときにとても便利な多くの検索演算子があります。

その中から、選りすぐりの検索演算子のみを取り出して表にまとめてみました。

ここに書かれている以外の検索演算子は、Googleのこちらのサポートサイトを参照してみてください。その多さにびっくりすると思います。

主な使い方

表にまとめられた検索演算子とその使い方を補足していきます。

演算子意味使用例
from:指定した文字列が送信者名に含まれるメールを表示しますfrom:taro
to:指定した文字列が受信者名に含まれるメールを表示しますto:jiro
cc:指定した文字列がccに含まれるメールを表示しますcc:山田 cc:suzuki
bcc:指定した文字列がbccに含まれるメールを表示しますbcc:佐藤
subject:指定した文字列が題名に含まれるメールを表示subject:開催中
has:attachment添付ファイルのついたメールを表示しますhas:attachment
is:starredスター付メールを表示しますis:starred
after:
before:
指定した期間に送信されたメールを表示しますafter:2022/04/10
 → この日以降のメール
before:2019/12/31
 → この日以前のメール
larger:
smaller:
指定したサイズより大きい、又は小さいメールlarger:1M
smaller:10K
in anywhere:迷惑メール、ゴミ箱、受信ボックスいずれかの場所にある全メールを対象に検索して表示しますin anywhere:鈴木

比較的良く使うのがfrom:やto:ではないでしょうか。誰から来たメールで誰にあてたメールなのかという条件でメールの検索を行います。

to:の使い方ですが、今、自分のGメールで検索しているわけですから、当然、自分がto:の一人にはなっているわけですが、同時に他の人にも送っている場合に使います。

同様にして、cc:やbcc:の宛先になっている場合にこれらの検索演算子を使います。

from:やto:と同じくらい良く使いそうなのは、subject:やin anywhere:でしょうか。

subject:はその名の通り、メールのタイトルに含まれる文字列からメールを特定する方法です。

in anywhere:は、ザクっとした検索なので、最もよくヒットするかもしれない検索です。

メールボックスはもとより、ゴミ箱や迷惑メールまで含め、Gメール上に存在するすべてのメールを検索対象にしています。

検索条件に設定した文字列の一部が一致しただけでも表示されます。

次によく使われる可能性が高いのが、検索対象メールを日時の範囲で絞り込んで検索を行うafter:やbefore:ではないかと思います。

検索条件の絞り込み方法

さいごに検索条件の絞り込み方法を下の画像を見ながら説明しておきましょう。

検索窓に検索演算子を使い、検索条件を入力①します。

検索窓の右端にある詳細な検索条件を設定するアイコンをクリック②します。

詳細条件を設定するためのウィンドウが表示されるので、設定します。③

この例では、タイトルに「XYZ」の文字列が含まれるメールの絞り込みを行ってます。

メールサイズ1M以下、対象期間が2020/4/20の前後1か月という条件です。

以上の設定完了後、「検索」をクリック④すると、検索が行われ検索結果が表示されます。

Gメールデータのバックアップ

Gメールソフト内には、大切な情報や各種資料が添付ファイルも含めて保存されているためその重要度に応じて、定期的にバックアップを取れば安心です。

Google社が提供するサービスである以上、一定の品質は確保されますが、万が一の事態に備えておくことも必要だからです。

「もしも、Gメールのデータが消失してしまっても大丈夫か?」と自問自答してみればおのずと答えは出てくるのではないかと思います。

但し、自分でも忘れてしまっている大切なデータがメール内に眠っていないとも限りませんが。

そんなことを考えれば、念のためバックアップを取っておこうということになるんだろうと思います。

というわけで、以下の画像を参照しながら、メールデータのバックアップ方法を確認していきましょう。

まず、受信ボックスを表示した状態で右上隅に表示されるGoogleアカウントアイコンをクリック①し、「Googleアカウントを管理」をクリック②します。

Googleアカウント画面で左側に表示されているメニューから「データとプライバシー」をクリック③して切り替わった画面で、画面を下の方にスクロールしていきます。

「データをダウンロード」をクリックするとエクスポートしてバックアップする候補データのリストとして、ChromeやGoogleフォト、Youtubeなど、Google社で提供する様々なアプリのデータが表示されます。

これを下の方にスクロールしていくと「メール」が出てきます。

バックアップを取りたいデータのみチェックをつけて、それ以外は外します。⑤

更に画面を一番下までスクロールして「次のステップ」をクリック⑥します。

気変わった画面では、バックアップを行う詳細設定として、保存するファイルの形式、データをバックアップする回数などを設定します。

以上の設定が完了したら「エクスポートを作成」をクリック⑦するとバックアップがスタートします。

バックアップは、データの大きさによって、長い時間がかかる可能性もあるため、時間に余裕があるときを選んで行うようにしてください。

もしくは、実行状態にしたまま放置しておき、定期的に進捗を確認するというやり方もあるでしょう。

さいごに

今回も前回に続き、Gメールの便利な機能について紹介しました。役に立ちそうな機能を見つけたら、まずは、実際に操作して、体感してみてください。

また、以下の執筆も併せてご一読いただけたらうれしいです。

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