Google社から提供されている各種アプリは、基本的に無料で利用できるものばかりです。
とても無料とは思えないほど、高機能で魅力的な多くの機能が用意されています。
仕事を進めるうえで、また、趣味を楽しむために、これらのアプリを活用することで、新たな発見が生まれるかもしれません。
ここでは、そんなGoogleの保有する多彩なアプリとその機能を紹介していくシリーズです。
第10回目として、今回もGメールの便利な機能を３つ紹介していきます。
メールの返信定型文の自動生成、未読メールを簡単に確認する方法、メールに自動的に署名を挿入する方法です。
活用してもらえるとうれしいです。
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メールの返信定型文の自動生成
仕事上で取引先とのやり取りなどの場合、メールの最初の出だしの部分は、同じ表現で記載することが多くなると思います。
「いつもお世話になっております。お問い合せ頂きありがとうございます。・・・」
などです。
この同じような表現を定型文（テンプレート）として、用意しておいてボタン一発で呼び出して、メールの文中に反映させることができるととても便利ですし、メール作成を効率化できます。
Gメールには、この自動返信文の挿入機能があります。
以下の画像を見ながら説明していきましょう。
メールの受信ボックスの右上の歯車⚙アイコンをクリック①して「すべての設定を表示」をクリック②します。
表示された設定画面の上部の「詳細」をクリック③して、テンプレートの「有効にする」をクリック④してオンにします。
画面を一番下までスクロールしていき「変更を保存」をクリック⑤します。
これで、テンプレートを使用する設定をオンにすることができました。次にテンプレートの中身を作成します。
メールの受信ボックスから、新規メッセージの作成画面を表示させて、メッセージの本文を入力します。
入力出来たら、作成画面右下の縦に点が3つ並んだアイコンをクリック⑥します。
「テンプレート」をクリック⑦して、「下書きをテンプレートとして保存」をクリック⑧し
「新しいテンプレートとして保存」をクリック⑨します。
作成したテンプレートに名前を付けて⑩保存をクリック⑪すれば、テンプレートの作成完了です。
この例ではテンプレート名を「仕事_返信文」としてみました。
これですべての準備が終わりました。
さいごに実際の使い方を紹介しておきましょう。
返信したいメールの本文を開き、画面右上隅の返信アイコンをクリック⑫します。
「テンプレート」をクリック⑬すると作成済みの定型文名が表示されるので「仕事_返信文」をクリックします。
すると、返信メールの本文内に、定型文が呼び出されてペーストされます。⑮
この定型文に必要な文章を追加して送信することができます。
未読メール数を確認して表示する方法
メールのチェックは定期的に行うように心がけていますが、ちょっとチェックすることができなくなったりすると、未読メールの数が増えてしまいます。
こんな時いったいどれくらいの未読メールがあるのかということや、未読メールだけをピックアップして確認したいときがあります。
そんな時に役に立ちそうなのがGメールの未読メール数を簡単に表示させてくれる機能と、実際の未読メールだけをピックアップしてくれる機能です。
以下の画像に沿って使い方を説明していきましょう。
前記「メールの返信定型文の自動生成」と同様の操作方法で受信ボックスが表示されている状態から右上の歯車⚙クリック→「すべての設定を表示」→「詳細」を表示させます。
その中から未読メッセージアイコンを「有効にする」を選択①し、「変更を保存」をクリック②します。
順メールボックスに表示が戻り、画面左側の受信トレイ表示の右わきに未読メールの数が表示されます。③
次に未読メールのみをリストアップする方法です。画面上部の検索窓に「is:unread」と入力して、検索を行う④だけです。
これで、未読メールのみが選択されてリストアップされます。この中からチェックしたいメールを選択してクリックすれば、内容の確認ができます。
メールに自動的に署名を挿入する方法
メールを作成するたびにメールの最後に署名を入れるのは大変です。
とはいっても、自分へのアクセス先などの情報は相手に伝えたいと思うことが多いです。
そのために使える機能がGメールの自動署名挿入の機能です。
以下の画像を見ながら説明していきましょう。
上の「未読メール数を確認して表示する方法」と同じ方法で受信ボックスが表示されている状態から右上の歯車⚙クリック→「すべての設定を表示」を表示させます。
「全般」が選択されている状態で、画面を下の方へスクロールしていきます。
「署名」が表示されたら「新規作成」をクリック①します。
ポップアップメニューでこれから作成する署名につける名前を尋ねられます。
ここでは「いつも使う署名」としておきました。
そうしたら「作成」をクリック②します。
署名の作成画面に切り替わったら署名を入力③し、署名を挿入するメールの種類を設定④します。
新規に作成するメールに自動署名を適用するか、メールの返信を行う場合に自動署名を適用するかの設定です。
ここでは、双方のメールともに作成した「いつも使う署名」を設定してみました。
また、自動署名として挿入するメールは複数種類作成できます。
新規作成メールの場合と返信メールの場合で、署名を切り替えたい場合には、「新規作成」をクリックすれば、別の署名を作成することができます。⑤
自動署名の設定が終わったら、最後に画面を下までスクロールして「変更を保存」をクリックすれば完了です。
以降、新規にメールを作成する場合、返信する場合ともに作成した自動署名が挿入されるようになります。
さいごに
今回も前回に続き、Gメールの便利な機能について紹介しました。役に立ちそうな機能を見つけたら、まずは、実際に操作して、体感してみてください。
また、以下の執筆も併せてご一読いただけたらうれしいです。
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