Googleの提供する各種アプリは無料で使うことができますが結構、知らない機能が豊富にあります。
仕事を進めるうえで、また、趣味を楽しむために、各種アプリを活用することで、新たな発見が生まれるかもしれません。
そんなGoogleアプリの知っていると便利な機能を紹介するシリーズです。
今回はサクッとアンケートフォームや質問フォームをつくる、図形を作成する、上書きしてしまったファイルを元に戻す について紹介して行きます。
活用してもらえるとうれしいです。
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サクッと、アンケートフォームや質問フォームを作る
主に業務で、社員の人たちの意見を聞いてみたい、アンケートを取りたい、テストを実施したいなどがあるかもしれません。
所属している部署の担当業務に依存しますが、これを従来の方法で、メールベースでアンケートシートを用意して、結果を集計するなどの作業を行おうとすると結構、大変な作業になります。
Webアプリができる人であれば、比較的容易にできるかも知らませんが、ほとんどの人はなかなかそうもいきません。
Googleドライブのアンケートフォーム作成ツールを使うと、これがサクッとできてしまい便利です。
以下の画像を見ながら操作方法を説明していきます。
テストの問題を作る
Googleドライブを開きます。画面左上の「＋新規」作成をクリック①し、「Googleフォーム」をクリック②します。
表示された画面で「設定」タブを選択③して、「テストにする」をクリック④します。
アンケートの場合は、ここのスイッチはオフのままにしておけばＯＫです。
以下の説明では、テストを行う場合の操作方法を説明します。アンケートの場合も同様の方法でできますのでやってみてください。
「質問」タブをクリック⑤して、テスト内容を入力していきます。
テストのタイトル⑥、質問内容⑦、回答の選択肢⑧を入植します。質問内容と回答の選択肢は夫々、いくつでも設定できます。全ての入力が完了したら画面下の「回答案を作成」をクリック⑨します。
回答を作る
複数の問題を設定した場合には、夫々の問題に対する回答を全て設定⑩し、設定完了後「完了」をクリック⑪します。
これで回答の設定は終わり、問題の作成作業もこれで完了です。
あとは、この問題を対象者に配布して、問題を解かせて、その回答を返信して集計します。
テストに回答する（問題を解く）
そのために、画面右上の「送信」をクリックするとメニューが表示されます。
問題を送信したい相手先のメアドを設定⑬し、「送信」をクリック⑭します。
問題を送られた受信者がメールを受け取り「フォームに記入する」をクリック⑮すると、問題が表示されます。
すべての問題に回答⑯し、返信先のメアドを設定⑰して最後に「送信」をクリック⑱すれば、回答作業は完了です。
テストの結果を確認する
「スコアを表示」をクリック⑲すると、テストの結果を確認することができます。⑳
問題を作成した人の側では、「回答」タブを選択することにより、全ての回答者の自動集計結果が表示されます。
簡単に図形を描画する
簡単に図形描画を行いたい場合って、結構あります。
パワーポイントでもできないことはないのでしょうが、細かな図形まで描画するのは大変です。
有料アプリを利用すれば、あるのですがGoogleドライブにある図形描画機能でもかなりのことができるので便利です。
加えて無料であるというのは魅力的です。試しにこのツールを使って、フローチャートを書いてみましたが、比較的使い安そうです。
一度使ってみてください。
以下の画像を参照しながら使い方を説明していきましょう。
Googleドライブの画面で左上の「＋新規」をクリック①して一番下の「その他」をクリック②します。
表示されたメニューから「Google図形描画」をクリック③します。
すると描画用の画面が表示されます。基本的に、画面左上のツールバー④内に表示されるツールで描画します。
試しにフローチャートを書いてみました。
ツールバーの矢印マークをクリック⑤すると直線、矢印カギ線コネクタなどを使うことができます。
その右横の図形アイコンをクリック⑥すると、図形、矢印、吹き出し、計算式を選択できます。これらを使って、図形描画を行います。
また図形アイコンの右横はテキストボックスを挿入するためのボタン、その横は、外部から図形データを読み込むためのボタンです。
これらのツールを使って、比較的簡単な操作で図形を作成することができそうですので使ってみてください。結構よさそうです。
誤って変更してしまったファイルを元に戻したい
資料を作成していて、繰り返し修正を加えていったときに、やはり昨日の時点のものの方が良かったような気がするとか、10分前のバージョンに戻したいなどのケースって、誰でも経験することではないでしょうか。
失われてしまったものが惜しくなる気持ちもあるのでしょうが、とにかく、過去に戻したいケースってあると思います。
そんな時に便利な機能が、過去の主要な修正ポイントにおけるファイルをすべて自動バックアップしていて、簡単な操作でこれを呼び出して、元に戻すことができる機能です。
当然、過去のある時点に戻したけど、やはり、最新に戻したい、という場合にも簡単に戻せます。
操作方法はとても簡単です。
以下の画像を見ながら操作方法を説明していきましょう。
Googleドライブを表示させて、過去のある時点に戻したいファイルを選択してクリック①します。
この例ではエクセルシートを表示させています。
ファイルの中身を表示させると、その画面の右側に過去の主要な時点でのファイルが自動的に保存されており、いつ時点のものかわかるように保存された日時と保存者の名前が表示されています。
このリストの中から、任意の時点のファイルを選択してクリックすることにより呼び出して表示することができます。
これは、過去のある時点のバージョンにおけるファイルを最新バージョンと入れ替えることができたことにもなります。
さいごに
今回もchromeの便利な機能について紹介しました。役に立ちそうな機能を見つけたら、まずは、実際に操作して、体感してみてください。
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