【これは便利！】Google driveの知っていると便利な機能－２

Googleの提供する各種アプリは無料で使うことができますが、結構知らない機能が豊富にあります。

仕事を進めるうえで、また、趣味を楽しむために、各種アプリを活用することで、新たな発見が生まれるかもしれません。

そんななかで、Google Driveの知っていると便利な機能を紹介するシリーズの2回目です。

今回は人とフォルダやファイルを共有する方法、オフライン編集ができるようにする方法、写真の文字をテキストデータに変換する方法について紹介して行きます。

活用してもらえるとうれしいです。

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他の人とフォルダやファイルを共有する

共同で作業を行っている人とファイルやフォルダを共有して、編集を共同で行いたいケースってあると思います。

いちいち、編集したファイルをメールで送ったりしていたら大変です。

Google DriveはWeb上のファイルへのアクセス権を共同作業者に与えることができます。

これによって、共同で編集したり閲覧したりすることが簡単にできます。

Google Driveを開いて、共有したいファイルを選択した状態①で、画面右上の人の形をしたアイコンをクリックします。

「ユーザーやグループと共有」の画面が表示されるので、共有したい人のメアドを入力③し、「完了」をクリック④します。

切り替わった画面で共有者の権限を設定④し「送信」をクリック⑤します。

すると、共有者側にメールが届き⑥ます。

許可された共同編集ファイルをクリック⑦するとファイルを開くことができます。

移動中や電車の中、車の中などでファイルを変種したいケースってあると思います。

そんなときのためにGoogle Driveでは、ネットワークに接続されていない状態（オフラインの状態）でも編集ができるような機能が用意されています。

この機能を有効にすると自動的にGoogle Drive上のファイルはPC上にもコピーされます。

従って、それなりにPCのストレージ容量が必要になることを理解した上で使用してください。

Google Driveを表示させた状態で、画面右上の点が縦に3つ並んだアイコンをクリック①し、表示されたメニューから「その他のツール」をクリックします。

更に表示されたメニューの中から「拡張機能」をクリック③します。

PCにインストールされている拡張機能が表示されるので、その中に「Googleオフラインドキュメント」があることを確認します。④

Google Driveの画面に戻り。画面右上の歯車⚙アイコンをクリック⑤し、切り替わった画面の中から「オフライン」を探し、クリックしてチェックを入れます。

最後に画面右上の「完了」をクリックすれば、設定完了です。

これでオフライン状態でもGoogle Driveのドキュメントの編集ができるようになりました。

Google Driveのドキュメントソフトには、画像データをテキストに変換してくれる機能がついています。

画像データとして表示された文字列をテキストに変換してくれるのは使えそうです。

とくに長い文字情報を手入力しなければならないようなケースを考えると重宝に使えるかもしれません。

しかし、変換精度はパーフェクトというわけでもないようです。特に日本語の場合には、不得意かもしれません。

下の画像の変換例でもそのような結果になっています。

まず、Google Driveに画像情報を入れます。

その画像ファイルを右クリック①して、表示されたメニューから「アプリで開く」をクリック②し、更に「Googleドキュメント」をクリック③します。

これで変換が開始されます。

変換が完了すると、元の画像データ④と変換後のテキストデータ⑤が並べて表示されます。

残念ながらこの例では、日本語の部分がうまく変換できていないようです。

今回もchromeの便利な機能について紹介しました。役に立ちそうな機能を見つけたら、まずは、実際に操作して、体感してみてください。

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